你需要写一封完美、专业的商业信函吗？大多数商业信函都遵循一个既定的易学的格式，你可以往里面填充各种类型的内容。商业信函必须包含日期、发件人和收件人的信息以及一些主体段落。遵循以下这些步骤来做，需要的话做适当的修改，从而符合你公司的标准。
01 清楚格式。无论你写什么内容的信函，它的形式都有一些商业标准需要遵循。商业信函必须由常见的字体（如宋体和新罗马体）输入和组成。采用分块分段，即开始一个新的段落的时候，点击两次“回车”，而不使用缩进。如果你要把这封信函打印出来并寄出，考虑在印有公司抬头的信纸上打印。这样可以让它更专业，并为对方提供你的公司的标志和联系信息。电子邮件业务信也必须用常见的字体。不要在商业电子邮件里用手写体，或者用黑色和白色以外的其他颜色。
02 要把你公司的信息包括进来。列出你公司的名字、地址，把地址的每个部分分别写在不同的行里。如果你是个体经营户或者独立承包人，用你的名字代替公司名字，或者写在它的上面。如果你的公司有预先设计好的信纸，你可以使用它而不必输入你的公司和地址。如果你正在输入地址，它必须出现在页面顶部，选择左对齐还是右对齐取决于你和你的公司的偏好。
03 写上日期。写出完整的日期是最专业的选择。例如，写“4月1日，2012年”或者“2012年4月1日”。这必须出现在寄件人地址的下方几行，并且左对齐。
04 添加收件人的信息。以这样的一个顺序写出收件人的信息：完整的名字、头衔（如果适用）、公司名称和地址，每一条信息都写在单独的一行，如果有必要，加上一个参考编号。收件人的信息必须写在日期下方并左对齐。
05 选择称呼。称呼是表达尊重的重要指标，选择什么称呼取决于你是否知道你要写给谁，你有多了解对方以及你们的关系在哪个水平。参考下面的选项：当且仅当你不知道收信人的具体姓名时，采用“致有关人士”。如果你不太了解收件人，“亲爱的先生/女士”是一个安全的选择。你也可以使用收件人的姓氏和头衔，例如“史密斯博士”。如果你很了解收件人，并且和他/她有亲密的非正式的关系，你可以考虑直接用她的名字，如“亲爱的苏珊”。如果你不确定收件人的性别，只需输入全名，如“亲爱的克里斯•史密斯”不要忘了在称呼后的逗号或“敬启者”后的冒号。
用一支质量好的笔来写信函。
如果你写的是一封复杂的信函，考虑先写一个大纲。<br/>列出你想添加的主题，不用在意顺序。<br/>每一个主题都列出关键词、例子、论据和事实。<br/>检查你的大纲里的每个主题和你的目的以及受众的关联性。<br/>去掉不是很有用的部分。<br/>把信息按对你的读者最好的顺序来排列
及时。如果你不能在一个星期之内全面回应，告诉收信人，并且提醒他/她什么时候可以得到你的回应。
强调积极的一面。谈论你做的到的，而不是你做不到的。例如，如果一样商品脱销了，不要告诉客户你不能填写订单，相反地，告诉他们产品非常受欢迎，你已经卖完了。然后告诉他们什么时候你可以给他们订单。
不要用太生硬和强硬的语气——记住，你是在用商业信函尝试改善或开始一段商业关系。
不要使用太多的奉承。一个真心的赞美是可以接受的，但是过分了，就表明你需要靠奉承，而不是用实力去做你的工作。
