山东省临沂市郯城县农机中心根据财政部、农业部《农业机械购置补贴专项资金使用管理办法》建立完善的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，切实采取有效措施，规范农机购置补贴档案管理， 确保补贴档案妥善保管，存放有序，方便查阅，严防损毁。
一是收齐档案材料。对农机购置补贴实施中购机户身份证明、购机发票、真实购机承诺书、销售确认表、人机合影、机具铭牌拓印等材料一样不少、一项不缺，全部收齐存档。
二是完善材料内容。销售确认表中的机具型号、出厂编号、发票号、补贴金额等内容栏填写必须准确无误，发票内容须有购机信息和身份信息，对需用户签字等栏目，签字手印清晰可见。
三是创新档案管理方式，装订成册。严格按照档案管理和装订的有关要求，把农户的补贴信息按照一定次序整理并建立补贴目录，装订成册。
四是配套存放设备。腾出专门房间作为农机购置补贴档案室，购置档案专用厨柜存放档案材料，在档案室内配套防火、防潮、防鼠、防虫、防盗设备。
五是明确专人管理。明确人员，对农机购置补贴材料的收集、整理、分类、归档，对档案材料的查阅、复印、借用，按照档案管理办法要求做好登记、审批等程序。
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