会议的时间、地点、主题、目的、要点，参会人员清单，会议主持人。并且提前拟定一个发言顺序的名单附到邮件下方，如果有其他会议附件，也一起加上。（会议时间要明确，要有开始时间和结束时间。）
推荐你用Foxmail或者Outlook客户端的“会议邀请功能”，可以设置会议开始前多久邮箱自动再次提醒接受会议邀请的同事：什么时间、什么地点、开什么会；
第三步，会议前除了预约会议室以外，也要提前至少3个小时调试设备，包括必须要用到的投影机、翻页笔、数据线、空调等等；
第四步，会议开始前再次提醒与会同事，针对特别忙、级别特别高的同事可以再当面提醒一次。具体要提前多久提醒，根据实际情况灵活把握；
第五步，会议正式开始的时候，有一个开场环节，提醒大家手机静音，并告知这次会议的主题，会议预计结束时间，第一个发言的同事是谁。
第六步，会议的过程中随时留意大家的需求，同时认真听会议的内容，防止跑题。如果跑题，第一时间把话题拉回会议的主题。
比如部门周会的时候，领导花了5分钟说自己上周末在超市购物发生了一件什么什么有趣的事，领导还在继续说的时候，可以直视领导进行提示，如果领导继续偏离主题又说了5分钟，可以插话进来说，“领导您看要下一位谁谁来汇报吗？”或者“您看空调的温度合适吗？”既要顾及正在偏离主题的同事的面子，又要把这个偏离的主题拉回会议的主题中，避免影响会议的效率；
第七步，发送会议记录，可以是主持人本人发会议记录，也可以由主持人邀请一位同事发会议记录，通常是发给与会所有人，包括领导。建议会议结束后3个小时内发出会议记录；
第八步，跟进会议后续，确定接下来的事情：什么人、在什么时间、做什么，当然前提是在这次会议的最高领导允许的情况下，我也强烈建议主持人，“如果领导没有要求你跟进会议中确定的后续工作，在自己时间允许情况下，最好主动申请跟进，除了可以保证会议后续工作的完成、对公司有利以外，对个人的成长也非常有帮助”。
